Training Document Management

Het efficiënt beheren en ontsluiten van je documentstromen is voor elke organisatie een noodzaak. Zodra je document management invoert, kom je voor een reeks inhoudelijke keuzes te staan: hoe sla je documenten op, wie is waarvoor verantwoordelijk en welk type systeem past bij je organisatie? Juist die keuzes maak je het best vroeg, want een implementatie achteraf bijstellen is lastig, tijdrovend en dus duur. Tijdens deze training leer je de belangrijkste concepten van document management kennen en die keuzes onderbouwd te maken.

Je doorloopt de volle breedte van documentbeheer: van het organiseren, scannen en registreren van documenten tot digitale dossiervorming, archivering en de levensloop van een document. Daarnaast kijk je naar ontsluiting met metadata en taxonomie, naar de belangrijkste processen en workflow, en naar de keuze van een systeem. We wisselen theorie en praktijk af aan de hand van herkenbare praktijkvoorbeelden.

Onze trainers zijn dagelijks werkzaam op dit expertisegebied en vertalen de concepten naar de vraagstukken die in jouw organisatie spelen. Waar gewenst en mogelijk laten we onze voorbeelden en accenten aansluiten bij jouw eigen werkpraktijk. Hierdoor ben je in staat om de keuzes rond document management scherper te doorgronden en te onderbouwen.

Deze training als bedrijfstraining voor jou en je team?

Elk vraagstuk en elke situatie is anders; daarom staan tijdens een bedrijfstraining jouw organisatie en (bedrijfs)vraagstukken centraal. In goed overleg stellen we een lesprogramma samen dat volledig aansluit bij jouw (jullie!) specifieke uitdaging, wensen en dagelijkse werkpraktijk.

Doelen

Na deze training ben je in staat om:

• De belangrijkste concepten en begrippen rond document management te doorgronden
• Te overzien hoe je documenten organiseert, registreert en digitaal vastlegt in dossiers
• De ontsluiting van documenten met metadata, taxonomie en thesauri te onderbouwen
• Onderbouwde keuzes te maken over een passend systeem en de bijbehorende processen en workflow
• De wettelijke kaders rond documentbeheer, waaronder de AVG, in je keuzes mee te wegen

Tijdens de training Document Management komen onderstaande onderwerpen aan bod.

NB: Mocht je vragen hebben over de inhoud of deze aangepast willen zien op jouw specifieke praktijksituatie of trainingsbehoefte, bel ons dan gerust: we spreken de mogelijkheden graag met je door.

• Document management: concepten en begrippen
• Kennismaken met wat document management inhoudt en welke rol het speelt in je organisatie
• De belangrijkste begrippen rond documentbeheer op een rij zetten
• Herkennen waarom vroegtijdige keuzes goedkoper zijn dan aanpassingen achteraf
• Doorgronden hoe documentbeheer samenhangt met de kennis en informatie in je organisatie
• Vastleggen en digitaliseren van documenten
• Documenten organiseren en een logische structuur bepalen
• Document scanning en registratie doorgronden
• Digitale dossiervorming als basis voor beheer doorgronden
• Beheer, archivering en levensloop
• De uitgangspunten van document beheer doorgronden
• Herkennen welke eisen archivering aan je organisatie stelt
• De Document Life Cycle van creatie tot vernietiging volgen
• Bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is in het beheer
• Ontsluiting, formulieren en workflow
• Documenten ontsluiten met metadata, taxonomie en thesauri
• Doorgronden hoe je een e-formulier opzet en verwerkt
• De belangrijkste processen en workflow rond documenten in kaart brengen
• Herkennen hoe ontsluiting de vindbaarheid van kennis vergroot
• Systeemkeuze en wettelijke kaders
• De afwegingen bij de keuze van een systeem doorgronden
• Cloud-based en SaaS-oplossingen meewegen als optie bij je systeemkeuze
• Bepalen welke functionele eisen een systeem in jouw situatie moet dekken
• De wettelijke aspecten van documentbeheer, waaronder de AVG, doorgronden
• Bepalen welke eisen wet- en regelgeving aan je documentbeheer stelt

Aanpak

De training is praktisch en interactief van opzet, met veel ruimte voor jouw vragen en werksituatie. Je gaat aan de slag met passende praktijkvoorbeelden. Door actief te oefenen, te analyseren en te evalueren, maak je je de materie stap voor stap eigen en ervaar je hoe je de juiste keuzes rond documentbeheer onderbouwt.

Onze trainers zijn, naast trainer, dagelijks werkzaam op dit expertisegebied. Ze beschikken dus niet alleen over de meest actuele kennis, maar hebben ook essentiële praktijkervaring. Hierdoor zijn ze in staat om een waardevolle vertaalslag te maken van ‘kennis’ naar ‘toepassing binnen jouw organisatie en werksituatie’.

Doelgroep

Deze training is bedoeld voor iedereen die de documentstromen in een organisatie beter wil structureren, ontsluiten en beheren.

Voorkennis

Specifieke voorkennis voor het volgen van deze training is niet noodzakelijk.

Benodigdheden

Om het meeste uit jouw training te halen verzoeken we je vriendelijk een eigen laptop mee te nemen om eventueel direct aan de slag te kunnen gaan. Verdere benodigdheden worden, indien van toepassing, in voorbereiding op de training met je besproken.

Vervolgstappen

Binnen dit expertisegebied beschikken wij over ruime kennis en praktijkervaring. Zoek je meer diepgang of een (compleet) andere insteek? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvende verkenning. We denken graag met je mee!

Er zijn verschillende vervolgtrainingen, die aansluiten op specifieke onderwerpen, toepassingen en werkcontexten.

Wil je documentmanagement praktisch gaan inzetten en verder verdiepen in hoe documenten veilig en volgens regelgeving worden beheerd, dan sluiten deze trainingen aan:

• Information Security Management System (ISMS)
• Purview voor Microsoft 365
• Intelligent Document Processing (IDP) met UiPath

Kies uit 6 locatie(s) in Nederland. Ook beschikbaar in Antwerpen.

Bedrijfstraining

Met een bedrijfstraining kies je voor een training die helemaal aansluit bij de specifieke wensen, behoefte en dagelijkse praktijk van jouw bedrijf of organisatie. Je kunt in je eentje deelnemen aan deze maatwerktraining, maar ook met één of meerdere collega’s. Een bedrijfstraining vindt plaats waar je maar wilt: op locatie bij jouw bedrijf of organisatie, ergens in het land of op onze mooie trainingslocatie op de Veluwe in Apeldoorn. Bel ons gerust voor advies; we denken graag met je mee. Wil je een vrijblijvend voorstel ontvangen? Vraag er dan online een aan.

Privétraining

De essentie van een privétraining is, dat de trainer volledig tot jouw beschikking staat. Je kunt daarbij kiezen voor een algemeen programma (zie hiervoor onze trainingomschrijvingen), maar het is ook mogelijk om de training helemaal te laten aansluiten bij jouw specifieke wensen, behoefte en dagelijkse praktijk. Bij zo’n maatwerktraining wordt het programma helemaal afgestemd op jouw situatie, wensen en leerbehoefte. Hierdoor mag je rekenen op maximaal leerrendement. Bel ons gerust voor een (maatwerk)privétraining te bespreken; we denken graag met je mee. Wil je een vrijblijvend voorstel ontvangen? Vraag er dan online een aan.

Virtuele training

Wil je de door jou gewenste training liever virtueel (online) volgen? Dat kan via onze ‘remote classroom’. Het verschil met een face-to-face-training is dat de trainer de training op afstand voor je verzorgt. Je kunt daarbij kiezen voor het algemene programma (zie hiervoor onze trainingomschrijvingen), maar we kunnen de training ook aanpassen aan je specifieke wensen, behoefte en praktijksituatie. Je volgt je virtuele training in je eentje, met je collega’s of met mensen van andere bedrijven. Wil je weten wat we op dit gebied precies voor je kunnen betekenen? Bel ons gerust, we denken graag met je mee over de mogelijke oplossingen.

Klassikale training

Bij een klassikale training volg je een opleiding of training samen met een klas van medestudenten. Het voordeel van deze setting is, dat je kunt leren van andermans cases, tegen het laagst mogelijke tarief. De training vindt plaats op een externe locatie, ergens in het land of op onze mooie trainingslocatie in Apeldoorn (midden op de Veluwe). Heb je een vraag? Bel ons gerust; we helpen je graag verder. Je kunt je natuurlijk ook gelijk inschrijven.

Tarief

De kosten voor de Training Document Management bedragen €2.199,00 (excl. €461,79 btw). Dit betreft het tarief voor deelname aan een klassikale training. Wil je liever een bedrijfstraining of privétraining? Bel ons dan of vraag online een voorstel aan.

Bij dit bedrag is alles inbegrepen, inclusief materialen en lunch (lunch inbegrepen indien de training dagvullend is).

Wil je de door jou gewenste training liever virtueel (online) volgen? Dat kan via onze ‘remote classroom’. Het verschil met een face-to-face-training is dat de trainer de training op afstand voor je verzorgt. Je kunt daarbij kiezen voor het algemene programma (zie hiervoor onze trainingomschrijvingen), maar we kunnen de training ook aanpassen aan je specifieke wensen, behoefte en praktijksituatie. Je volgt je virtuele training in je eentje, met je collega’s of met mensen van andere bedrijven. Wil je weten wat we op dit gebied precies voor je kunnen betekenen? Bel ons gerust, we denken graag met je mee over de mogelijke oplossingen.

Virtuele training: hoe werkt dat?

Bij een virtuele training kun je via een online verbinding op afstand interactief deelnemen aan de training. Dit wordt ook wel ‘remote classroom’ of ‘virtual classroom’ genoemd. Dit werkt net even anders, maar biedt je dezelfde kwaliteit en is net zo effectief als een face-to-face-training.

Dezelfde kwaliteit, net even anders

Uitgangspunt bij een virtuele training is, dat er net zoveel kennis en vaardigheden worden overgedragen als bij een face-to-face-training. Bovendien dient het elk gewenst niveau van interactiviteit te faciliteren. Daarom werken we vanuit Eduvision met diverse systemen (o.a. dat van onze opdrachtgever), die deze doelstelling breed ondersteunen (waaronder Microsoft Teams of Zoom). Als cursist kun je gratis en eenvoudig inloggen, via een app of via het web.

De verschillende systemen bieden o.a. de volgende mogelijkheden:

• De training volgen met meerdere deelnemers, die je afhankelijk van of ze een camera hebben al dan niet kunt zien.
• Als deelnemers een microfoon hebben, kunnen ze ook met de trainer praten. De trainer kan aangeven en technisch faciliteren wie er kan praten. Deelnemers kunnen virtueel aangeven dat ze wat willen zeggen; de trainer kan hen vervolgens het woord geven.
• Deelnemers kunnen meekijken met de trainer en de trainer kan switchen tussen verschillende schermen die hij wil laten zien.
• Als de deelnemer daar toestemming voor geeft, kan de trainer meekijken op het scherm van de deelnemer (of zelfs het scherm overnemen).
• Er is vaak een chatfunctie, waarmee vragen of opmerkingen voor iedereen zichtbaar worden op het scherm.
• Er is soms een opnamefunctie (de trainer bepaalt - rekening houdend met ieders privacy - of die aan- of uitgezet wordt), waardoor je later (een deel van) de training kunt terugkijken.
• Er kan gebruik gemaakt worden van een whiteboard.
• Er kunnen bestanden gedeeld worden.

NB: Het is handig als je als cursist beschikt over een microfoon of camera (het eerste meer dan het tweede), maar het is geen must; ook zonder kun je deelnemen aan de training. Wél is het zo dat met name een microfoon de interactiviteit bewerkstelligt. Mocht je geen camera of microfoon op de computer hebben, dan is het ook mogelijk om tegelijkertijd in te loggen met je telefoon, zodat je én duidelijk (lees: groot) beeld hebt én kunt beschikken over microfoon en/of camera.